Innhold

• Å trå
• Metode 1 av 2: Del 1: Ha de riktige ferdighetene
• Metode 2 av 2: Del 2: Vær representativ
• Tips
• Advarsler

Hvert selskap som tar imot besøkende trenger en resepsjonist. En resepsjonist er noen som tar imot besøk i skranken til selskapet eller institusjonen. Det er vanligvis den første personen den besøkende skal møte, og som du vet er førsteinntrykk alltid veldig viktig. Resepsjonist må motta besøkende høflig og svare riktig, også på telefon eller via e-post. Det er som det er selskapets telefonkort.

Å trå

Metode 1 av 2: Del 1: Ha de riktige ferdighetene

1. Ha gode organisatoriske ferdigheter. Som resepsjonist er du visittkortet til selskapet - - du er den personen kunden snakker med først, og som ansatte kommer til for informasjon og planlegging. I tillegg til å ta samtaler og henvise besøkende, må du ofte forholde deg til kunder, organisere alle slags arrangementer, avtale avtaler osv. Fordi dette medfører mange ansvarsoppgaver, er det viktig at du som resepsjonist er godt organisert, slik at du kan gjøre flere ting samtidig. kan gjøre. Hvis du ikke er i stand til å ta på deg flere oppgaver samtidig og fullføre dem i riktig rekkefølge, vil du ikke vare lenge som resepsjonist.
   • En god måte å bli organisert på er å investere i et arkivsystem som du kan jobbe med. Det er viktig at du vet hvilke papirer og informasjon sjefen din, kollegaer og kunder kan trenge. Oppbevar all denne informasjonen i forskjellige mapper - på datamaskinens skrivebord eller på papir. Organiser systemet ditt som fungerer best for deg - hvis du trenger neon-klistrelapper til det, er det også bra.
   • Å være organisert betyr også at du kan motivere deg selv - du trenger ikke noen som forteller deg hvordan du skal gjøre noe, eller for å holde deg på rett spor. Hvis du er godt organisert, vet du nøyaktig hvilke oppgaver du må fullføre på en dag, og hvilke ting som har prioritet.
   • Forsikre deg om at du har (mange) telefonnumre for hånden, for eksempel de av kolleger, entreprenører, selgere, beredskapstjenester osv. Du trenger dem alle til en bestemt tid. Lagre telefonnumrene i et spesielt dataprogram eller i en Rolodex.
2. Sørg for at du har litt teknisk kunnskap. Den viktigste teknologien som en resepsjonist må håndtere er telefonen - og alle de knappene og linjene som er knyttet til den. Datakunnskaper er også uunnværlige - de fleste resepsjonister trenger å vite hvordan de skal sende e-post og være flinke til å bruke tekstbehandler. Det er også nyttig hvis du vet hvordan du lager regneark og bruker programmer som er spesifikke for selskapet du jobber for.
   • Husk at du mest sannsynlig også vil være i stand til å håndtere kopimaskinen, skanneren og skriveren (og feilsøke problemer medarbeiderne dine opplever når du arbeider med disse enhetene). Hvis du vet hva slags utstyr du bruker, kan du gå inn i manualene slik at du kan løse de vanligste problemene.
3. Vær pålitelig. Resepsjonisten forventes å være ved skrivebordet til enhver tid - selskapet får et dårlig navn hvis ingen svarer på telefonen, eller hvis ventetiden er veldig lang. Gjør det å være pålitelig din prioritet - hvis sjefen din vet at han kan stole på deg og at du alltid er der for å hjelpe, gjør du deg selv uunnværlig.
4. Vær en god lytter. En viktig del av å være resepsjonist er å lytte til andre mennesker - på telefonen, når en kunde stiller et spørsmål ved pulten, eller når informasjon blir gitt videre til deg. Hvis du er en god lytter, kan du jobbe mer effektivt - du vil lettere kunne løse problemer hvis du umiddelbart forstår hva noen ber om deg, og du kan bedre henvise kunder til avdelingen der de kan bli hjulpet.
5. Lag notater av alt. Når sjefen din ber deg om å gjøre noe, noterer du detaljene. Når en kunde ringer, må du skrive ned informasjonen (navn, kontaktdetaljer, hva de vil ha osv.). Notater hjelper deg å holde orden og minne deg på alle de små tingene som kommer på en dag. Skriv ned notatene i en notatbok eller notisbok og ha den med deg hele tiden. Du vil bli overrasket over hvor nyttig det er, spesielt hvis du vil vite hva den personen som ringte for fem timer siden ønsket.
   • Sørg for at du skriver ut meldinger i detalj og les det du har skrevet. Gjenta meldingen og / eller kontaktinformasjonen mens du skriver den ned for å sikre at du har riktig informasjon.
6. Svar høflig på telefonen med en standard hilsen, for eksempel "God morgen, du snakker til ____ (navnet ditt), fra ____ (firmanavn), hvordan kan jeg hjelpe deg?Sørg for å svare på telefonen etter en eller to ringer. Det er ikke greit å sette folk på vent i mer enn et minutt (det er lenger enn du kanskje tror).
   • Lytt nøye til navnet på personen personen som ringer etter ber om. Gjenta hvis du vil være sikker. Spør om den som ringer kan stave navnet hvis det er vanskelig å forstå.
   • Overfør samtalen pent med et standarduttrykk, for eksempel "Vent litt, jeg sender deg videre til Mr. Smith". Eller hvis personen er i en samtale: "Mister Smit er for øyeblikket i en samtale. Vil du vente eller skal jeg videreføre meldingen?". Takk innringeren høflig og overfør samtalen.
7. Hils pakkeleverandører med samme profesjonalitet og høflighet som alle andre besøkende. Du må kanskje signere for en levering. Forsikre deg om at signaturen din er leselig. Leveringspersonen kan trenge veibeskrivelse for hvor pakken skal legges. Sørg for at du kontakter de rette medarbeiderne for slike forhold.
8. Motta kunder som kommer til virksomheten effektivt og høflig. Etter at den besøkende har fortalt deg hvem de er og hvem de leter etter, kobler du deg til den personen og forteller dem hvem som er der. En standard setning som du kan bruke til dette er: "Mr. Smit, Mrs. Jansen fra XYZ b.v. er her for 2-timers avtalen". Forsøk alltid å gi et for- og etternavn, og selskapet de representerer. Det er nyttig å spørre om han / hun har en avtale. Smit vil da gi nærmere instruksjoner om hvor kunden skal vente og hvor lang tid det vil ta. Du kan da si til den besøkende: "Mister Smit vil være der om et øyeblikk". Eller: "Mr. Smit sier at han avslutter et møte og at han vil være der om fem minutter. Sett deg ned".

Metode 2 av 2: Del 2: Vær representativ

1. Ha en positiv holdning. Som nevnt ovenfor er resepsjonisten visittkortet til selskapet - kundene ser deg først og svarer på spørsmål fra folk som ikke kan komme til kontoret. Ingen ønsker å bli møtt av et surt eller surt ansikt. Ha alltid et smil om munnen og en munter personlighet. Vær tålmodig med vanskelige kunder, selv om de går på nervene dine.
   • Selv om du har en veldig vanskelig klient, må du fortsette å minne deg selv på at du har en sterk, lykkelig personlighet. Fortell deg selv at de tar frustrasjonene ut over deg, men vet at så lenge du gjør ditt beste for å imøtekomme dem, er det ikke du som gjør noe galt. Bedre å holde deg kald enn å eksplodere.
2. Ha en hilsen klar. Det er alltid viktig å hilse på kundene på en vennlig måte. Selv om du må fullføre noe før du kan hjelpe kunden, er det viktig å hilse på dem, slik at de vet at de er blitt sett og at de vil bli hjulpet.
   • For eksempel kan du hilse med: "God morgen! Hvis du setter deg ned, har jeg rett med deg!".
3. Være høflig. Vær respektfull. Behandle alle som om de var den viktigste personen som gikk inn på kontoret i dag. Dette er jobben din - ingen bryr seg om at du tilbrakte timer i trafikkork i morges, eller at du bare helte kaffe over de nye skinnskoene dine. Legg igjen personlige bekymringer hjemme. Få kunden til å føle seg komfortabel og kos deg med å snakke med deg.
4. Klesrepresentant. Du representerer et selskap, så du må se pent ut. Invester i klær som samsvarer med bedriftskulturen. Hvis du er resepsjonist på en bestemt type virksomhet (for eksempel et klesmerke), kan det være bra å bruke klær fra det merket. Tend til den konservative siden, med mindre du jobber et sted der mote eller andre faktorer er viktige.
   • Sjekk om firmaet ditt har spesifikke regler for klær. Firmaet ditt kan ha det bra med formelle arbeidsklær, men husk deg aldri til kle deg formelt (joggebukse blir kanskje ikke satt pris på).
5. Se alltid pent ut.

Tips

• Hold personlige ting adskilt fra jobb. Det betyr også at du ikke håndterer personlige samtaler og e-poster på jobben. IT-avdelingen kan overvåke datamaskinaktivitetene dine.
• Vær hyggelig mot ledere, se om du kan hjelpe dem når du ikke har noe å gjøre.
• Husk hvem som betaler lønnen din, og vær alltid respektfull for dem.
• Finn noen som kan holde øye med pulten eller telefonen når du trenger å gå på do, når du skal ut på lunsj, på ferie osv. På den måten vil det ikke være noen sinte mennesker som venter på deg når du kommer tilbake.
• Spør kolleger om du kan hjelpe til med noe. Du kan få venner bedre ved å hjelpe enn fiender ved å klage.
• Håndtering av post er ofte også en del av jobben din. På din første dag, finn ut umiddelbart hvor det må gå, hvem som skal levere det og når.
• Vær alltid villig til å lære en ny oppgave. Allsidighet kan gi deg mye.
• Skriv meldinger i duplikat og gi en kopi til personen som meldingen er ment for. Eller bruk en dagbok, det gjør ting lettere å finne, spesielt hvis du leter etter et navn eller telefonnummer.

Advarsler

• Si aldri "Jeg vil ikke." Da mister du raskt jobben.
• Ikke late som om du er hyggelig. Folk ser rett gjennom det. Vær oppriktig interessert, høflig og respektfull. Hvis du ikke kan gjøre dette, bør du ikke bli resepsjonist. Du tar ned omdømmet til selskapet. Så heller se etter en kontorjobb der du ikke trenger å komme ut offentlig.
• Ikke diskuter med en kunde eller innringer. Henvis ham / henne til en overordnet.