Innhold

• Å trå
• Del 1 av 4: Endre tilnærming
• Del 2 av 4: Kutte ned på masse-e-post
• Del 3 av 4: Sett dine egne filtre
• Del 4 av 4: Endre vaner
• Tips
• Advarsler

Hvis du stoler på e-post som den viktigste kommunikasjonsformen, kan du ha hundrevis av uleste meldinger i innboksen din. Å vasse gjennom denne sumpen og prøve å finne ut hvilke e-poster det er verdt å lese, kan være ekstremt frustrerende. For å unngå å måtte håndtere et fjell med e-post hver dag, kan du prøve å redusere antall e-poster du mottar. Så det er viktig å begrense antall e-poster du mottar til de som er av interesse for deg.

Å trå

Del 1 av 4: Endre tilnærming

1. Lær e-postprogrammet ditt å gjenkjenne spam. Merk meldinger du anser som spam, slik at de automatisk stopper i innboksen din i fremtiden. Når du mottar spam, velger du meldingen og merker den som spam. Dette vil markere avsenderen som spammer, og alle påfølgende meldinger vil havne i søppelpostmappen.
   • De fleste nettpostklienter (som Gmail og Hotmail) har allerede et spamfilter innebygd som automatisk flytter spam fra innboksen din til spam-mappen. Søppelpostfiltre er i stand til å gjenkjenne søppelpost ved tekst og stort antall mottakere.
   • Spammeldinger er tilfeldige, massesendte e-poster, ofte for markedsføringsformål eller for svindel.
   • Siden spam-meldinger kan inneholde virus, er det lurt å ikke åpne meldingen for å markere den som spam. Det er bedre å bare slette e-posten i stedet for å få et virus fordi du vil merke en melding som spam som spam.
2. Prøv en annen e-posttjeneste. Andre e-postklienter kan noen ganger ha kraftigere spamfiltre og andre funksjoner. Hvis du ikke er imponert over e-posttjenesten din, kan du prøve en annen.
   • Gmail anses generelt å være noe av det mer effektive når det gjelder å filtrere ut spam, og har mange verktøy tilgjengelig for å hjelpe deg med å administrere e-postene dine.
   • Hvis e-postadressen din krever at du bruker en bestemt klient, men du fremdeles vil prøve en annen, må du videresende e-posten din slik at du kan motta e-post på den andre adressen via en annen klient.
3. Unngå nettsteder og tjenester som ber om en e-postadresse. Videresend bare e-posten din til nettsteder du stoler på og er kjent for. Gi aldri ut e-postadressen din med mindre den er veldig viktig. En e-postadresse er en av dine personlige kontaktformer, for eksempel ditt mobil- eller fasttelefonnummer. Å være ansvarlig når du registrerer deg for nettsteder vil ofte bidra til å redusere e-post.
   • Selv om et nettsted der du legger igjen en e-postadresse kanskje ikke sender deg e-post, kan det hende at de selger til et annet selskap som deretter sender deg spam.
   • Bedrifter der du legger igjen e-postadressen din utenfor internett kan gjøre det også. Vær spesielt forsiktig med beryktede organisasjoner som reisebyråer og tombolater. Fordi de vet nøyaktig hva du leter etter, vil de raskt videreselge dataene dine til relaterte selskaper eller tjenester.
4. Ikke legg ut e-postadressen din på nettsteder. Noen ganger kan du bli fristet til å legge ut e-postadressen din på et nettsted. Dette kan være ditt eget nettsted eller som svar på et annet nettsted (for eksempel nyhetsnettsteder eller blogger). En annen vanlig feil er å legge ut e-postadressen din på forumet. Det er troll som søker etter e-postadresser på nettet og deretter selger disse adressene til selskaper som sender spam. Ved å ta noen få tiltak kan du sørge for at dette ikke skjer.
   • En ofte brukt løsning er å avslutte abonnementet på e-posten i stedet for som en e-postadresse. Så for eksempel blir "[email protected]" til "jackjohn at email dot com".
   • Hvis du vil legge ut e-postadressen din på ditt eget nettsted, oppretter du en lenke som automatisk genererer en e-post for deg, i stedet for å oppgi e-postadressen. Dette kalles en "mailto:" lenke.

Del 2 av 4: Kutte ned på masse-e-post

1. Avmeld deg nyhetsbrev. Bortsett fra spam, er nyhetsbrev en av de viktigste faktorene som bidrar til en stor tilstrømning av e-post. Når du oppretter kontoer på forskjellige nettsteder (for eksempel aviser og nettbutikker der du noen gang har kjøpt noe) der du må oppgi en e-postadresse, abonnerer disse nettstedene deg automatisk på nyhetsbrev.
   • For å slutte å motta nyhetsbrev, er alt du trenger å gjøre å åpne og bla ned i meldingen. Det er obligatorisk å plassere en lenke nederst i et nyhetsbrev som gjør det mulig for mottakeren å melde seg av nyhetsbrevet. Klikk på lenken for avmelding eller avmelding, så blir e-postadressen din fjernet fra adresselisten, slik at du ikke lenger vil motta nyhetsbrev fra nettstedet.
   • Søppelpostfilteret ditt filtrerer ikke ut disse meldingene fordi de kommer fra legitime nettsteder.
2. Endre innstillingene for sosiale medier. Sosiale mediekontoer som Facebook og Twitter er ofte satt opp for å sende deg e-post hver gang du mottar en melding, nevner som, favoritt eller kommentar. Hvis du er lei av å kaste bort tiden din på å sjekke mobilen hver gang det indikerer at en lignende har kommet, må du endre kontoinnstillingene slik at du bare får beskjed når det skjer noe viktig, eller slik at du ikke får varsler om hendelser i det hele tatt.
   • I stedet for å motta disse konstante varslene, er det bedre å sjekke kontoen din for aktiviteter på slutten av dagen. Dette er bedre enn å vasse gjennom et hav av e-poster.
3. Sett opp en egen e-postadresse for spam. Et annet alternativ, hvis du bruker mange nettsteder der du må oppgi en e-postadresse eller du vil motta standard bulkmeldinger, er å be om en egen e-postadresse for å motta de spesifikke meldingene. Gi dette videre til nettsteder og selskaper, og bruk din private e-post eller virksomhets-e-post slik den er ment for.
   • Du kan også snu dette og be om en ny e-postadresse for privat og forretningsbruk.

Del 3 av 4: Sett dine egne filtre

1. Lag ditt eget filter. De fleste nettpostklienter har et filteralternativ for å filtrere ut meldinger. Meldingsfiltre fungerer på samme måte som spamfiltre, bortsett fra at førstnevnte er angitt manuelt av brukeren. Du kan opprette et filter for bestemte e-postadresser på en slik måte at den automatisk havner i søpla hver gang du mottar en melding fra den kontoen.
   • For å opprette filtre, gå til kontoinnstillingene og velg alternativet "Filter". Nå kan du spesifisere e-postadressen som skal filtreres ut og hvor den skal omdirigeres til (for eksempel til søpla eller en bestemt mappe i kontoen din).
2. Filtrer etter avsender. Hvis du stadig får søppelpost fra bestemte e-postadresser (som de irriterende daglige vitsene du får fra en koselig kollega eller klassekamerat), bør du vurdere å filtrere dem ut av innboksen din. I dette tilfellet vil du sannsynligvis ønske å filtrere etter avsenderens e-postadresse og ikke etter nettsted. Du kan da sørge for at meldingene fra disse e-postadressene havner i en egen mappe eller flyttes til søppelpost.
3. Filtrer etter emne. Hvis spam klarer å komme seg gjennom masken til standardfiltre, kan du velge å sette opp dine egne filtre, og sjekke for vanlige spamfraser. Her filtrerer du på innholdet i emnelinjen til e-postmeldingen.
   • Eksempler kan omfatte følgende ord "Cialis", "Viagra" eller "penis".
   • Forsikre deg om at du ikke bruker ord som noen ganger er riktige og noen ganger gale. Du er kanskje lei av e-post om tilbud, men å bruke ordet "tilbud" som en grunn til å sende en melding til søpla er ikke en god idé. Det kan hende at du er interessert i et bestemt tilbud.
4. Filtrer etter innhold. Et annet alternativ er å sette opp filtre som kontrollerer innholdet i en e-post for søkeord eller uttrykk, og deretter omdirigere denne e-posten om nødvendig. Dette er nyttig hvis du er lei av å få e-poster om et bestemt emne som er mye i nyhetene, eller hvis du vet at det vil komme mange meldinger om noe som skjer.
   • Anta for eksempel at du driver et moteselskap og at du nettopp lanserte en ny skjorte til hitserien "Rainbow Unicorn Fighting Squad". Du kan sette opp et filter slik at meldinger om den skjorten blir videresendt til en spesiell mappe, slik at du kan håndtere disse e-postene uten å miste oversikten over de andre viktige e-postene du får i.

Del 4 av 4: Endre vaner

1. Sjekk e-posten din på bestemte tidspunkter. Det er altfor lett å bruke mye tid på å sjekke alle e-postene dine gjennom dagen. Dette er et vanlig problem, spesielt i et kontormiljø. Derfor er det en god ide å prøve å endre vaner og bruke mindre tid på å behandle e-posten din. Sett grenser og gi deg bare to eller tre korte øyeblikk i løpet av dagen, slik at du kan sjekke e-posten din.
   • Sjekk for eksempel e-posten din klokka 9, 13:30 og 17:00, og ikke bruk mer enn 10 minutter om gangen.
   • Hvis du er eier av en bedrift eller leder, kan du også pålegge personalet disse reglene for å øke produktiviteten.
2. Unngå å sende e-post for å være høflig. Det er dårlig praksis å svare på e-post som en høflighet. De behandler det som en samtale, men det får bare alle til å få enda mer e-post. Ikke føl deg tvunget til å svare på en e-post med noe som "Ha en fin dag" eller "Takk."
   • Svar bare for å indikere at du har mottatt meldingen, hvis det er viktig. For eksempel, hvis noen har sendt deg papirer, bør du bare svare ved å returnere det fullførte eller sjekket arbeidet, eller sende dem en e-post når de kan forvente det.
3. Prøv å kommunisere gjennom andre kanaler så mye som mulig. E-post er nyttig for raske, korte meldinger. Slag der det ikke trengs mer enn to eller tre meldingsutvekslinger for å fullføre en samtale. Hvis det er nødvendig å sende mange flere meldinger, er det mer praktisk å håndtere dette over telefon eller å avtale en avtale med vedkommende, slik at dere sparer hverandre alle e-poster og mye tid.
4. Begrens antall meldinger du kan sende per dag. Hvis du vil bidra til å redusere tiden du bruker på e-post og mengden e-postmeldinger andre må lese, kan du prøve å sette en begrensning på antall e-poster du kan sende per dag. Dette får deg til å tenke bedre på hvilke meldinger som er eller ikke er viktige nok til å sende.
   • For eksempel, hvis du snart må sende en melding til sjefen din, er det mindre sannsynlig at du lar alle få vite at datteren din har startet en ny virksomhet.
   • Hvis du vil sende den samme meldingen til alle, er det bedre metoder. Prøv å ta en post-it på alles matboks i kjøleskapet, for eksempel.

Tips

• Det er tilfeller der du fremdeles mottar nyhetsbrev selv etter at du abonnerer. Når dette skjer, logger du deg direkte på nettstedet der nyhetsbrevet kom og går til kontoinnstillingene dine for å slutte å motta e-post.
• Siden de fleste e-postklienter på nettet er gratis, er det bare en begrenset mengde lagringsplass for e-postene dine på serverne deres. Derfor er det fornuftig å opprettholde en ren postkasse.

Advarsler

• Sjekk søppelpostmappen din nå og da for å forsikre deg om at du ikke har gått glipp av noe viktig.