Innhold

• Trinn
• Tips
• Hva trenger du

Det er flere måter å lage et arkivskap. Valget avhenger av dine behov og den foretrukne søkemetoden.

Trinn

1. 1 Tenk på fordelene med alfabetisk lagring. Det alfabetiske systemet fungerer utmerket hvis du sorterer navn på mennesker, forfattere, titler på filmer og bøker, etc. Hvis du bruker dokumentnavn som er lett å finne, er det alfabetiske systemet trolig det mest praktiske og enkle å bruke for deg.
2. 2 Bruk temainndeling. Hvis du studerer eller jobber med et bestemt sett med emner, kan inndelingen etter emne være ganske nyttig for å finne informasjon. For eksempel, hvis du studerer jus, kan dokumentene dine deles i henhold til emnetittlene: konstitusjonell lov, forvaltningsrett, folkerett, etc.
3. 3 Skill elementene etter bruksfrekvens. Dette fungerer godt med papirer som du bruker hele tiden. Dette systemet fungerer godt i kombinasjon med et annet, for eksempel alfabetisk. Oppbevar informasjonen du bruker mest kompakt på et sted der den lett og raskt kan nås, for eksempel foran i en papirskuff.
4. 4 Prøv et tallsystem. Dette systemet fungerer godt med tall eller datoer. Hvis du for eksempel jobber med fakturaer, sjekker, hendelser, vil tallsystemet hjelpe deg med å hente ut informasjon veldig raskt. Innenfor det kan du lage en egen inndeling etter måneder og år. For folk som bruker tall som en måte å identifisere et dokument på, for eksempel å jobbe med medisinske papirer, juridiske dokumenter, rettsregistre osv. et tallsystem ville være en veldig praktisk metode for å finne informasjon i et arkivskap.
5. 5 Bruk farger. En slik kreativ tilnærming vil være nyttig for personer med godt visuelt minne. Bruk av en fargekode kan hjelpe deg med å kryssreferanse forskjellige prosjekter.

Tips

• Disse prinsippene er også nyttige for datalagringssystemer.
• Bruk pekere for ikke-alfabetiske data. Indekser bør organiseres alfabetisk slik at data raskt kan bli funnet. Pekeren skal plasseres foran dokumentlagringen.
• Start med å sortere og sortere papirene dine, merk papirene for senere kategorisering.
• Du bør også ha et eget mellomrom for dokumenter som ikke passer inn i noen av de tilgjengelige kategoriene.

Hva trenger du

• Kortbord
• Dokumentmapper
• Mappe oppbevaringsbokser